Das A und O: maschinelle Lesbarkeit von A bis Z

Zeit ist Geld. Auch bei der Bearbeitung Ihrer Post.

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Wir sorgen dafür, dass Ihre Sendungen zuverlässig den Empfänger erreichen. Dazu setzen wir neben einer ausgeklügelten Abhollogistik modernste Sortiermaschinen in unseren Briefzentren ein, die Adressen vollautomatisch lesen und vorsortieren.

Damit dies reibungslos klappt und Ihre Sendungen schnell und sicher ihr Ziel erreichen, sind einige grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen. Das betrifft neben der produktreinen Einlieferung vor allem die Gestaltung und Maschinenlesbarkeit von Anschriftenfeldern und Frankiervermerken sowie die physische Beschaffenheit der Sendungen. Unter dem Stichwort Automationsfähigkeit sind diese Voraussetzungen auch Grundlage für die Rabattierfähigkeit von Briefsendungen durch die Deutsche Post AG. Sendungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, führen zu unnötigen Rabattverlusten und erhöhten Kosten. Aber auch Fehlsortierungen und Laufzeitverzögerungen können die Folge sein.


Bereitstellung der Sendungen

Damit Ihre Briefsendungen korrekt erfasst und zügig verarbeitet werden können, müssen sie getrennt nach Basisprodukten bzw. Portoklassen (Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxibriefe) bereitgestellt werden. Nutzen Sie dazu die von uns bereitgestellten Briefbehälter Typ 1 (Standard/Kompakt) oder Typ 2 (Groß/Maxi).

Im Ausnahmefall können auch handschriftlich adressierte oder mit Briefmarken freigemachte Sendungen übergeben werden. Diese müssen aber von den normalen Briefsendungen abgetrennt bereitgestellt werden. Sollten sich derartige Sendungen im normalen Sendungsstrom befinden oder die Sendungen insgesamt unsortiert eingeliefert werden, müssen wir Ihnen dafür eine Bearbeitungsgebühr berechnen, da der Aufwand erheblich ist und unter Umständen nur manuell durchgeführt werden kann. Der Aufwand berechnet sich nach der Preisliste Sonderleistungen.

Nachweispflichtige Sendungen, z.B. Einschreiben oder Postzustellungsaufträge müssen in den von uns dafür bereitgestellten Versandtaschen mit entsprechenden Einlieferungsbelegen übergeben werden.


Maschinenlesbarkeit

Postleitzahl, Ort und Frankierinformationen müssen von unseren Sortiermaschinen automatisch gelesen werden können. Anschriften können auf den Umschlag gedruckt oder durch ein transparentes Fenster im Umschlag sichtbar sein. Dabei muss das Adressfeld und die Frankierung komplett erkennbar sein. Die Anschrift darf nicht innerhalb des Umschlags verrutschen und das Fenster darf nicht spiegeln oder die Maschinenlesbarkeit anderweitig beeinträchtigen.

Aufbau einer Anschrift
Anrede (optional)
Name des Empfängers
Weitere Empfängerbezeichnungen (optional)
Straße mit Hausnummer oder Postfach
PLZ und Ort in einer Zeile ohne Länderkennzeichen

Aufbau und Gestaltung Anschriftenblock

  • Der Anschriftenblock muss linksbündig, geschlossen und ohne Leerzeile(n) sein. Die Einhaltung nach        DIN 5008 ist bindend
  • Es dürfen keine Länderkennzeichen oder ISO-Kennung vor der Postleitzahl stehen (z.B. D oder DE)
  • Die unterste Zeile im Adressfeld muss bei Briefpost national immer die Angabe Postleitzahl und Ort enthalten
  • Ortsnamen sind in deutscher Schreibweise zu verfassen


Schriftarten und Schriftgrößen

  • Serifenlose Schriftarten, wie Arial, Courier, Verdana oder Times New Roman sind gut maschinenlesbar
  • Die Anschrift muss maschinell gedruckt sein (keine handschriftliche Beschriftung oder Ergänzungen)
  • Alle Zeilen der Anschrift sollten aus einem einzigen Schriftsatz bestehen
  • Grundsätzlich nicht maschinenlesbar sind u.a. Kursivschriften, Zierschriften, schattierte oder gebrochene Schriften
  • Die Schriftgröße sollte >10 pt und <13 pt sein; das entspricht einer Zeichenhöhe zwischen 2,3 und 4,7 mm.
  • Der Abstand zwischen den Zeilen darf 0,5 bis 2,5 mm betragen; normale Zeilenabstände erfüllen dies in der Regel
  • Die Schriftstile kursiv, fett oder unterstrichen dürfen nicht verwendet werden


Druckqualität

  • Für eine sichere Lesbarkeit muss sich die dunkle Schrift mit deutlichem Kontrast vom Hintergrund abheben
  • Die Anschrift sollte schwarz auf weißem oder hellem Grund (Pastelltöne) gedruckt sein
  • Die Anschrift ist in einem gleichmäßigen, kräftigen Druck aufzubringen, der abriebfest ist


Frankierung

  • Alle Frankiervermerke müssen maschinenlesbar sein, unabhängig davon ob es sich um Freimachungen mittels Frankiermaschinen oder DV-Freimachungen handelt
  • Briefmarken oder Internetmarken sind nicht zugelassen
  • Insbesondere wenn Sie den Infrastrukturrabatt erhalten wollen, muss der Datamatrixcode korrekt aufgebracht und vollumfänglich lesbar sein
  • Der Matrixcode muss die korrekte Größe haben, in schwarz auf weißem Hintergrund bzw. einfarbig in hellen Pastelltönen aufgebracht sein (Ausnahme FRANKIT)
  • Die Anforderungen an die Lesbarkeit des Datamatrixcodes sind äußerst hoch, nicht lesbare Frankierabdrucke, die verschmiert, schwach gedruckt oder nicht vollständig sichtbar sind, führen zu Rabattverlusten


Physische Beschaffenheit

  • Die Sendungen sollten mindestens über die Steifigkeit eines ungefüllten Papierumschlags mit einem Flächengewicht von ca. 80g/m2 verfügen
  • Die Papierqualität muss so beschaffen sein, dass keine Zeichen, die sich hinter der Adresse befinden für das menschliche Auge sichtbar durchscheinen
  • Die Sendungen dürfen nicht aneinander kleben oder haften